Protocol to manage relationships today I Winnaars & boekbespreking

De winnaars van het boek Protocol to manage relationships today zijn Carolin Röther en Elisabeth van Dongen – Van harte gefeliciteerd. Het boek komt z.s.m. naar je toe. Niet gewonnen? Niet getreurd. Hieronder lees je de boekbespreking en samenvatting.

Met dank aan Jort Kelder hebben we de afgelopen jaren kunnen genieten van afleveringen rond de vraag ‘Hoe heurt het eigenlijk’? Terecht! Want als we weten ‘hoe het heurt’ voorkomen we niet alleen pijnlijke momenten, maar nog veel belangrijker: protocollen dragen in belangrijke mate bij aan duurzaam, succesvol relatiemanagement, zo betogen protocol specialist Jean Paul Wijers en zijn collega’s in hun recent verschenen boek ‘Protocol to Manage Relationships Today’.

boekbespreking door Petra Hiemstra, 16 maart 2021

Protocol biedt raamwerk voor succesvol relatiemanagement

Wat protocol kan betekenen, ervoer ik (Petra) als (onverwachte) gast tijdens een Rotary lunch jaren geleden. Ik werkte nog maar 3 maanden voor de Kessler Stichting, toen mijn directeur een dubbele afspraak in zijn agenda bleek te hebben. Anderhalf uur voor de geplande bijeenkomst kreeg ik de vraag (lees: opdracht) om mijn directeur te vervangen en een presentatie over onze organisatie van 20 minuten te verzorgen. Superspannend, immers ik was ‘maar’ een beleidsmedewerker en relatief onervaren, want nog maar kort in dienst. De Rotarians bij wie ik was uitgenodigd bleken echter ware gastheren en dames. Zij lieten me ervaren wat protocol kan doen. Ze ontvingen me buitengewoon hartelijk en zorgden ervoor dat ik me geen moment alleen, opgelaten of ‘minder dan de directeur’ voelde. De andere gast en ik werden ter tafel begeleid en naast de voorzitter geplaatst. Tijdens het voorgerecht sprak de voorzitter aimabel en oprecht geïnteresseerd met mij. Bij het tweede gerecht schonk hij zijn volledige aandacht aan de andere hoofdgast. Op het moment dat de voorzitter zich omdraaide, pakte mijn rechter buurman het gespreksstokje ogenschijnlijk spontaan van hem over, waardoor ik me met aandacht overladen bleef voelen. Een koninklijke ervaring die me voor altijd een positief gevoel over deze groep mensen heeft bezorgd! Vandaar dat ik altijd nieuwsgierig ben gebleven naar de details van dit vakgebied. Ik vroeg Jean Paul Wijers naar enkele praktische adviezen.

Succesvol relatiemanagement kun je managen

Succesvol relatiemanagement laat zich heel goed organiseren, stelt Jean Paul Wijers: “Protocol is een uitgebreid vakgebied. Protocol specialisten dragen er zorg voor dat alle betrokkenen bij een evenement op de hoogte zijn van het ‘waarom’ van de bijeenkomst en wat de afspraken zijn, bijvoorbeeld ten aanzien van het betalen van taxi’s. Moet dit ter plekke gebeuren of is dit geregeld? Er zijn zelfs regels voor hoe lang van te voren uitnodigingen voor bijzondere gelegenheden dienen te verzonden en op welke manier, al is dit natuurlijk cultureel verschillend.”

Wie mag waar zitten?
“Een goede tafelschikking of ‘zitting’ van de gasten houdt rekening met en doet recht aan de functie die personen vervullen en diens senioriteit. En bij gelijkwaardigheid in functies wordt vaak op Dat kan een hele puzzel zijn! De organisator heeft uiteraard de beste plek en de belangrijkste gasten worden bij hem/haar aan tafel geplaatst. Daarbij letten we erop dat kleding, voedsel en bijvoorbeeld de kleur van de bloemen geen negatieve associaties oproepen bij de gasten. Partners zitten niet naast elkaar aan tafel, maar in een theater bijvoorbeeld weer wel. Mobiele telefoons zijn natuurlijk uit den boze en ook naar de wc gaan tijdens een diner is ongepast”

Wat doe je als iemand iets tussen z’n tanden heeft?
“Dan zeggen we stil en discreet als niemand het ziet en hoort: “mag ik u adviseren om even uw gebit te checken?” En daarna komen we er natuurlijk nooit meer op terug!”

Hoe organiseer je een goede ontvangst?
“Bij belangrijke evenementen zorgen we ervoor dat er een gastheer/dame is voor iedere hoofdgast. We wachten net zo lang onopvallend achter de schermen, tot onze gast is gearriveerd en treden deze plezierig en proactief tegemoet. Iedere gastheer of dame neemt niet meer dan 2 of 3 gasten mee en zorg er door duidelijke instructies voor dat er geen rijen of chaos ontstaan bij de ingang. Een fotoboek maakt het makkelijk om gasten te herkennen, om vooraf de uitspraak van namen te oefenen én om mensen vervolgens in de juiste volgorde aan elkaar voor te kunnen stellen. Zo worden mannen aan vrouwen voorgesteld, jongeren aan ouderen, en ‘lagere rollen’ aan ‘hogere’. Dus: Ingrid, mag ik Jan aan je voorstellen? Daarentegen wordt de CEO weer voorgesteld aan ‘de klant’. Je kunt je voorstellen dat je een gast wel voorstelt aan de Koning, maar andersom kan dat in sommige situaties een rare indruk maken. Iedere Nederlander kent hem immers! Belangrijke gasten komen als laatste en vertrekken als eerste.”

Mag je als protocolspecialist vrij met gasten praten?
“Een belangrijke taak voor de protocol specialist is om gasten op hun gemak te stellen. Van gastheren en dames wordt dan ook verwacht dat ze op een prettige, respectvolle en makkelijk met mensen kunnen communiceren. Toch zijn onderwerpen als sex, financiën en religie natuurlijk taboe!”

En zo zijn er nog 1000-en-één details waar je als gastheer/dame of protocolspecialist aan kunt denken om bijeenkomsten plezierig en soepel te laten verlopen. Dus ik zou zeggen: als je protocol specialist wilt worden, of je wilt meer inzicht in de basisprincipes van ons vak? Dan is dit boek echt iets voor jou!

NB: het boek is Engelstalig!

Protocol expert nodig?

Dit boek over protocol bestellen?

Wil je het boek (39,99 Euro) bestellen? Doe dat graag bij je lokale boekhandel! Of klik hier bij bol.com of managementboek.nl.

Luister je liever naar podcasts over protocol?

Dat kan natuurlijk ook. Kijk dan op de site van ‘Help I Sexted My Boss’