Luisteren bij aanbestedingstrajecten loont! Het kan tot 8 jaar werk opleveren.

Luisteren bij aanbestedingstrajecten loont! Daarin speelt écht goed kunnen samenwerken en naar elkaar kunnen luisteren op verschillende lagen (hoofd, hart buik, omgeving, context) een steeds grotere rol. Deze kwaliteiten kunnen inschrijvers op aanbestedingen tot wel 8 jaar gegarandeerd werk opleveren …

Niet meer: hoe ga jij dit oplossen? Maar: hoe gaan we dit samen oplossen? Voor een goed en langdurig onderhoud van de Maastunnel wil de gemeente Rotterdam een andere relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Geen afrekencultuur, maar samen verantwoordelijkheid nemen voor de lange termijn. ‘We spreken van “samen wérken” in plaats van “samenwerking”. We gaan er samen voor. Met elkaar.’

door Eduard van Horst Pellekaan, 14 juni 2022 gepubliceerd op Overheid van Nu

Luisteren bij aanbestedingstrajecten loont!

De traditionele opdrachtgever-opdrachtnemer-relatie is er een waarin de opdrachtgever bepaalt wat moet gebeuren en de opdrachtnemer – de aannemer – ‘slechts’ uitvoert. Het is een samenwerking waarin de opdrachtgever de hele tijd kritisch kijkt of de opdrachtnemer zijn verplichtingen wel nakomt. En deze afrekent op diens prestaties.

Voor dit contract wilde Rotterdam een evenwichtiger relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. In het voortraject werd al een selectie gemaakt van partijen die daarvoor geschikt zouden kunnen zijn. Ook in het aanbestedingstraject moesten deze nieuwe werkrelatie en manier van werken al centraal staan. Immers, hoe vind je anders de juiste aannemer voor de klus?

Luisteren als kerncompetentie bij assessments rond samenwerken

Voor het assessment werden drie assessoren ingezet. Eveline Hinfelaar is zelfstandig specialist in samenwerken en teamontwikkeling, en werkt in opdracht van de afdeling Stadsbeheer van de gemeente Rotterdam. Zij was hoofdverantwoordelijk voor uitwerking, vormgeving en uitvoering van de uitvraag en het assessment.

Donald Bezemer van Don Bureau uit Bergen op Zoom, beoordeelde het assessment vanuit ervaring met, en kennis van, tunnels en projecten. Petra Hiemstra, carrière coach, directeur van Haagse Hoogvliegers en “grootluisteraar” (waarover straks meer), beoordeelde kandidaten op luisteren en empathie.

Hinfelaar: ‘In de aanbesteding vroegen we de gegadigden om hun visie te geven op samen werken. In het assessment wilden we aan de hand van een casus zien of ze daar ook sterk in waren. Hiervoor hadden we een strak georganiseerd beoordelingssysteem. Daarbinnen kon je bijvoorbeeld scoren op: gelijkwaardigheid, organisatievermogen, luisteren, vermogen om vragen te stellen, vermogen om oprecht te verbinden, openheid in je gesprekken, en kunnen omgaan met situaties die escaleren.’

Voor de start van de assessments werden de medewerkers van de Gemeente Rotterdam actief op hun nieuwe rol en bijbehorende communicatiestijl voorbereid. Ook de deelnemers wisten vooraf wat voor de gemeente belangrijk was én ontvingen direct na het assessment een terugkoppeling.

Hinfelaar: ‘Deze transparantie en eerlijkheid hielpen de opdrachtnemers om de ontvangen feedforward direct mee te nemen in het volgende deel van de procedure.’

Luisterkunst

Om goed samen te kunnen werken, moet je goed kunnen luisteren, zegt Hinfelaar. Bij het beoordelen van de luistervaardigheid werd het concept ‘grootluisteren’ gehanteerd, afkomstig van Petra Hiemstra.

Hiemstra vertelt: ‘Als luisteren aandachtig horen is, dan is grootluisteren jezelf afstemmen op de ander en diens hele context. Een grootluisteraar is daarbij gericht op het ontwikkelen van de potentie van de ander als deel van het grote geheel. Het is dus meer dan alleen empathisch luisteren. Het is ook de juiste vragen kunnen stellen.’

Grootluisteren, zegt Hiemstra, is een brede en holistische manier van luisteren – je neemt de grotere context mee in je vragen en reflecties. Concreet betekent het dat je om kunt gaan met vragen zoals: – wat betekenen deze voorstellen en maatregelen voor ieders organisatie (gemeente en uitvoerder); – wat betekenen ze voor burgers en ondernemers in de stad; – wat betekenen ze voor duurzaamheid en de hele lange (ecologische) termijn?

Grootluisteren is een fundamentele gesprekskwaliteit die, behalve aandacht en bewustzijn, ook veel energie kost, onderkent Hiemstra. ‘Grootluisteren is relationele topsport. De meeste professionals zijn hier nog niet erg ervaren in. Partijen die succesvol willen zijn in het winnen van aanbestedingen, doen er goed aan om deze vaardigheid actief te trainen. Dat loont. Partijen die dit het beste konden, kregen ook meeste informatie boven water, die ze in de rest van de aanbesteding konden benutten.’

Ze vervolgt: ‘Juist als je open naar elkaar kunt luisteren en effectief op elkaar kunt reageren – door bijvoorbeeld regelmatig te valideren – dan kun je ook samen creatief zijn in het vinden van innovatieve oplossingen voor problemen die zich altijd voordoen bij de uitvoering. Dan kun je, als samen werkende partijen van gemeente en aannemer, gezamenlijk bepalen wat de plannen zijn, hoe ze worden uitgevoerd en welke middelen daarvoor nodig zijn.’

Luisteren loont en zorgt voor verdiept vertrouwen

Hinfelaar: ‘Daarbij past dat we werken met een twee-fasen-contract. Dit jaar, 2022, is de ontwerpfase. Gemeente en aannemer zijn nu bezig zich als team te ontwikkelen en zorgen voor alle benodigde middelen om straks, vanaf 2023, het onderhoud goed te kunnen uitvoeren.

Het onderhoud wordt op dit moment dus nog uitgevoerd door de ‘oude’ aannemer. Terwijl wij al wel wekelijks werken aan de voorbereiding van 2023. We hebben hierdoor tijd en energie om de voorbereiding van de realisatiefase echt goed te doen. Het is echt bijzonder. We werken vanuit het vertrouwen dat we nu met elkaar opbouwen. Met het perspectief op een langdurige relatie. En we maken de afspraken die nodig zijn binnen de wettelijke kaders, en de werkprocessen, ook samen.’

Hinfelaar besluit: ‘Twee-fasen-contracten worden al gebruikt bij nieuwbouw of verbouw. Maar nu dus ook als het gaat om langlopende contracten tussen gemeente en aannemer op het gebied van onderhoud. Dat is een positieve ontwikkeling.’