Een impactvolle dialoog voeren: zeggen wat je echt denkt en voelt door Anne van Weeghel

Een impactvolle dialoog voeren, is één van de krachtigste managementtools die er zijn. Een goed gesprek kan prestaties sturen, mensen productiever maken, hen begeleiden, motiveren, inspireren en verbinden.

Wist je dat je gedrag en houding tijdens het gesprek ontzettend belangrijk zijn om écht een waardevolle dialoog te voeren? En wat dat betreft, heb ik goed en slecht nieuws voor je. Laat ik beginnen met het slechte nieuws (dan hebben we dat maar vast gehad).

Het slechte nieuws is dat de ander altijd ziet wat je denkt. En dat gebeurt vooral als je iets denkt, waarvan je liever niet hebt dat je medewerker dat ziet. Ai, da’s een tegenvaller…

En zo ontstaan situaties waarbij leiders tijdens gesprekken met hun medewerkers allerlei strategieën inzetten om te voorkomen dat hun medewerkers zien wat zij denken. Twee bekende voorbeelden hiervan zijn de zogenaamde ‘Hang Yourself’ methode of het gebruik van ‘Komma-sukkel’-zinnen…

De Hang Yourself methode

Met de ‘Hang Yourself methode’ probeer je je medewerker te laten zeggen wat jij eigenlijk denkt, maar niet durft te zeggen. Je stelt dan vragen, met de bedoeling je medewerker een voorzetje te geven, om in het antwoord te gaan zeggen wat jij niet durfde te zeggen, maar wel dacht.

Een voorbeeld: ‘Hoe vind je zelf dat je hebt gepresteerd het afgelopen jaar?’

Op zichzelf een prima open vraag. Als je ‘m zo uitgeschreven ziet staan, een mooie vraag om de dialoog te openen. Maar alleen wanneer je werkelijk benieuwd bent naar het antwoord? Niet zelden gebruiken we deze vraag als we eigenlijk iets te zeggen hebben.

Als je eigenlijk wil zeggen dat jij vindt dat de ander niet zo best heeft gepresteerd het afgelopen jaar, dan zal je non verbaal een lading aan deze vraag meegeven. Je hoopt dat de ander jou een eindje op weg zal helpen door te gaan antwoorden dat hij (of zij) vindt dat de prestaties inderdaad te wensen over hebben gelaten. Je zegt met deze vraag dus: hang yourself alsjeblieft. Je knoopt met je intonatie een denkbeeldige strop voor de ander, in de hoop dat hij zelfstandig naar voren zal stappen, de strop aan zal pakken en zichzelf in jouw bijzijn “op zal knopen”.

Die kans is helaas erg klein. Jouw non verbale signalen zullen door jouw medewerker worden opgepikt (of je wilt of niet). Hij ziet wat je denkt en heeft dan de keuze: of doen of zijn neus bloedt en doelbewust jouw lading negeren en antwoorden dat hij zelf vindt dat hij erg goed heeft gepresteerd en onderbouwt dat ook nog met een paar mooie voorbeelden.

Of je medewerker vat de lading die je in je vraag hebt gelegd heel anders op dan jij ‘m bedoeld hebt. Hij denkt bijvoorbeeld: ‘Zie je wel, mijn leidinggevende mag me niet’ of ‘er is geen toekomst meer voor mij binnen de organisatie’, terwijl dat helemaal niet de boodschap is die je wilde gaan geven. Jij en je medewerker raken daar ieder op zijn eigen manier weer van in een kramp en gaan van daaruit reageren.

Omdat je niet open en eerlijk op tafel hebt gelegd wat je werkelijk te zeggen had creëer je vaagheid. En vaagheid levert per definitie dreiging op. En (onuitgesproken) dreiging komt de kwaliteit van het dialoog nooit ten goede.

Komma-sukkel zinnen (“Wat vind je er zelf van, sukkel?”)

De tweede strategie die ik hierboven heb benoemd, is het gebruik van komma-sukkel zinnen. Komma-sukkel zinnen zijn zinnen waar een onuitgesproken oordeel achteraan volgt. Je gaat een komma-sukkel zinnen gebruiken op het moment dat je zelf een emotie voelt die je niet uit durft te spreken. En als je emoties niet erkent en benoemt, dan kom je meestal in het oordeel terecht.

Twee voorbeelden:

Ik neem aan dat je zelf ook wel inziet dat het zo niet langer verder kan.
Je medewerker hoort: “Ik neem aan dat je zelf ook wel inziet dat het zo niet langer verder kan, sukkel.” Je medewerker hoort dat, omdat dat stiekem ook was wat je dacht.

Waarom heb je dat niet eerder aangegeven?
Opnieuw hoort je medewerker hier, sukkel achteraan. Ook dit is een voorbeeld van een prima open vraag, wanneer je werkelijk benieuwd bent naar het antwoord. Als je een waarom vraag stelt, als je eigenlijk iets te zeggen had, dan roep je je medewerker met het komma-sukkelstaartje aan de vraag ter verantwoording en krijg je meestal een onprettige verdedigende reactie.

De oplossing is natuurlijk niet om dan je medewerker maar hardop sukkel te gaan noemen. Je zult het bij jezelf moeten zoeken.

Een impactvolle dialoog, twee snelle tips

En dat brengt me meteen bij het goede nieuws. Alle gesprekken die je met anderen voert, winnen enorm aan kwaliteit, wanneer je simpelweg gaat zeggen wat je echt denkt en voelt! Dat is niet altijd makkelijk, want dat is spannend. En spanning gaan we nou eenmaal graag uit de weg. Misschien helpt het je om te bedenken dat de schade die je aanbrengt aan het gesprek en vaak ook aan de relatie vele malen groter is, wanneer je dat niet doet.

1. Voorkom dat je de hang yourself methode gaat toepassen

Vraag jezelf af of je iets te zeggen hebt of te vragen. Als je iets te zeggen hebt, stel dan geen vraag en andersom. Stel dat je iets te zeggen hebt; zeg het! Zonder censuur, zonder bochtjes, zonder vaagheden. Wanneer je de boodschap bij jezelf houdt, je medewerker de ruimte geeft om te reageren en waar nodig ondersteuning biedt bij het verwerken van de emotie die je boodschap oproept, is de reactie van je medewerker vaak verrassend redelijk.

2. Voorkom dat je Komma-sukkel zinnen gaat gebruiken

Ga na welke emotie er voor jou gekoppeld is aan je boodschap en benoem die. Bijvoorbeeld: Ik krijg de indruk dat je niet inziet dat het zo niet langer verder kan en dat baart me zorgen. Of: Ik baal ervan dat je dat niet eerder hebt aangegeven. De grootste kans om op tafel te krijgen hoe je medewerker er werkelijk in staat, is om dat eerst zelf te doen.

Als je niet zo gewend bent om te zeggen wat je echt denkt en voelt, dan zal het de eerste keren dat je dat doet waarschijnlijk hoogst ongemakkelijk voelen. Dat hoort erbij. Alles wat nieuw is, voelt ongemakkelijk. Als het je lukt om dat ongemak tijdelijk even te verduren, dan wordt het vanzelf meer eigen.

Ik wens je tijdens al je toekomstige gesprekken dan ook heel veel ongemak toe!

Anne van Weeghel, Trainer I Coach

Anne: “In mijn werk draait het altijd om de interactie tussen mensen en de interne dialoog die daarbij ontstaat.  Ik geloof in ‘er uit halen’ in plaats van ‘er in stoppen’. Dat betekent dat ik deelnemers of coachees niet volstop met tips en trucs. Ik zoek altijd naar de lagen onder het gedrag en werk ik ook bij het trainen van vaardigheden op overtuigings- en identiteitsniveau. Pas wanneer deelnemers begrijpen waarom ze doen wat ze doen, zijn ze in staat om andere keuzes te gaan maken. Thema’s waarmee ik veel werk zijn: (persoonlijk) leiderschap, invloed, feedback, presenteren, en alle aspecten van effectieve communicatie. Ik werk met groepen, met teams en met individuen in alle lagen van de organisatie.”

Wil je jezelf bekwamen in betere gesprekstechnieken?
Schrijf je dan in voor de training Grip op je gesprek op 18 april!