Liefdevol leidinggeven aan lastige types in je team

Liefdevol leidinggeven aan lastige verschillende types in je team I Stel je voor dat je team bestaat uit vossen, schildpadden, watervlooien en hopelijk maar een enkele kwal. Elk dier vereist een aparte sturing en van elke medewerker met een van de vier karakteristieken kun je een andere bijdrage aan de teamdoelstellingen verwachten. Wat kun je doen om elk van hen te laten stralen en excelleren?

door Frans de Nooij, 20 april 2017

Bij het aansturen van een team of een organisatie is het nuttig om je bij de start een goed beeld te vormen van de medewerkers waarmee je aan de slag gaat. Het scherpt het beeld van de verwachtingen die je mag hebben en definieert je coachende rol. Mij heeft de volgende mentale indeling vaak geholpen. Stel je voor dat je team bestaat uit vossen, schildpadden, watervlooien en hopelijk maar een enkele kwal. Elk dier vereist een aparte sturing en van elke medewerker met een van de vier karakteristieken kun je een andere bijdrage aan de teamdoelstellingen verwachten. Wat kun je doen om elk van hen te laten stralen en excelleren?

De vos is de actieve innovator

De vos is een opportunist, solitair, slim, strategisch, loopt en schakelt snel. Hoogbegaafd wellicht, creatief en altijd op zoek naar uitdagingen en problemen om op te lossen. Hij/zij is de trekker van vernieuwing en productinnovatie. De vos is ook eigengereid. Hij houdt van vrijheid, is vaak wars van autoriteit en daarmee lastig aan te sturen. Lijkt het soms. Hij functioneert optimaal als je als leidinggevende de capaciteiten en de energie van de vos vervlecht met de strategie van de organisatie, in een ondersteunende, open wederkerige relatie.

Het omgaan met een vos, zeker als het er meerdere zijn vergt een speciale aanpak gebaseerd op 100% vertrouwen in de medewerker. Er moet een gedeelde visie zijn: waar willen we naar toe? Geen hiërarchie, een minimum aan bureaucratie. Maar wel frequent overleg en een grote positieve sociale controle onderling. De kunst is om als leidinggevende goed geïnformeerd te blijven  en mensen te inspireren en bij te springen als het nodig is. Veel informatie kan worden uitgewisseld via sociale media, maar regelmatig, efficiënt één op één contact is essentieel.

Een prachtig filmpje over de betekenis van vosachtigen in het gezond houden of maken van een ecosysteem vind je hier (How wolves change rivers).

De schildpad is de ruggengraat

In het dierenrijk staat schildpad symbool voor een lang leven, betrouwbaarheid, vastberadenheid, zekerheid, stabiliteit, goedheid, orde, geduld en uithoudingsvermogen. In organisaties staat de schildpad symbool voor de medewerker die consequent en langdurig werk verzet binnen afgesproken kaders. Er zijn er meestal veel van binnen een organisatie en dat is ook nodig om de bulk van het werk te kunnen verrichten. Schildpadden varen wel bij een goede instructie over doel en methode van het werk. Een verkeerd geïnstrueerde groep schildpadden gaat ook consequent gezamenlijk de verkeerde kant op. Dat kan grote gevolgen hebben, denk aan de detaillistische overkill aan administratieve verplichtingen zoals in het onderwijs en de gezondheidszorg. Dan lekt teveel energie weg naar de controle en wordt te weinig vertrouwd op het vermogen van de schildpad om binnen de kaders de eigen verantwoordelijkheid vorm te geven. Dan kan de schildpad zich terugtrekken in zijn schild wat een uitmuntend zelfverdedigings mechanisme is. Hij leeft bij de dag, reageert niet, maar accepteert. Wat je als liefdevol leider van de schildpad leert, is vastberaden en sterk te blijven ondanks obstakels of afleidingen. Hij moedigt een ieder aan vertrouwen te hebben in hun pad, wat er ook gebeurd.

Liefdevol Leiderschap

In het interview met Marijn Spruit over luisterend en liefdevol leiderschap, staat stimulerend omschreven wat je als liefdevol leider moet doen om de schildpadden aan te sturen. Spruit stelt:

“Realiseer je dat je je medewerkers vaak twee stappen vooruit bent. Zorg dat je gehoor je volgt en niet zo maar de (veronderstelde) orders van de directie uitvoert. Communiceer helder en leg goed uit hoe opdrachten samenhangen met het bedrijfsdoel.

Pas op voor ambigue aansturing. Mensen onder in de organisatie moeten ook duidelijk weten waarom welke keuzes moeten worden gemaakt.

Realiseer je dat openheid in een hiërarchische setting niet vanzelfsprekend is en richt je erop dat te doorbreken door vragen te stellen en mensen zelf te leren nadenken. Het stellen van veel vragen geeft de meeste persoonlijke groei en de beste resultaten voor het bedrijf. Je kunt niet verbeteren als je geen vragen stelt!!

Het meekrijgen van alle medewerkers is van groot belang voor de organisatie. Maak je medewerkers deelgenoot in plaats van alleen uitvoerder. Creëer een veilige open setting, waardoor mensen worden aangezet zichzelf te ontwikkelen. Benader de mensen met een open hart. De beste bedrijfsontwikkeling gaat hand in hand met de individuele ontwikkeling van medewerkers.”

Bekijk hier een kort Tedfilmpje over ongelooflijke overlevingskracht van de schildpad.

De watervlo verbreed de scope

Watervlooien leven van nature in stilstaand zoet water. Ze kunnen goed ruiken met speciale antennes en ruiken bijvoorbeeld waar vijanden zitten. Ze worden geboren met twee ogen die later vergroeien tot één oog. Kortom: de watervlo is met zijn sensitieve antennes van wezenlijk belang voor organisaties, om kansen en bedreigingen te signaleren. De watervlo kan veel taken aan, maar met een beperkte tijdshorizon.  Denk aan secretaresses, die de noodzakelijke ondersteuning van managers en bestuurders verzorgen. Of aan projectassistenten die de projectleiders terzijde staan.

Door de moderne hulpmiddelen doet de manager nu in de communicatieve sfeer veel zelf. De ondersteuning van de watervlo is de afgelopen jaren dan ook van karakter veranderd, al blijft zij essentieel voor het functioneren van het management. Op dat hogere niveau ondersteunt de watervlo de directeur of de manager. Dat betekent dat zij/hij kennis moet hebben over het bedrijf, van de materie en van de afdeling. De authentieke secretaresse schuift op naar een functie als office manager. Maar dan wel een regelaar met specialisatie, zoals marketing, communicatie of personeelsmanagement. Het gaat om plannen, organiseren en contact. (Zie ook NRC 19 april 2017).

Goed watervlo-management betekent voor leiders het op het juiste niveau inschatten, belasten en waarderen van de mogelijkheden van de ondersteuner. Het is de taak van de leidinggevende om de juiste prioriteiten te stellen en de watervlo niet te overvragen. Het met de beste bedoelingen promoveren van deze functionarissen, van projectassistent naar projectleider bijvoorbeeld, leidt vaak tot grote frustratie van alle partijen. De watervlo raakt overvraagd en kan de hooggespannen verwachtingen niet waarmaken.

De kwal is de kwaaie pier

De kwal is de medewerker die anderen het leven lastig maakt en waar de leidinggevende graag met een boog omheen loopt, maar toch veel tijd aan besteed. Vaak te veel. Beter is het goed te analyseren waarom iemand zich als een kwal voor doet. Is het een vos zijn die niet op zijn plek zit, zich ondergewaardeerd voelt en daardoor in een burn- of bore-out raakt? Of is het een schildpad zijn die duidelijke instructie ontbeert en daardoor het spreekwoordelijke bijltje erbij neergooit? Het kan ook een watervlo zijn met teveel hooi op de vork. In al deze gevallen kan een goede leidinggevende het probleem oplossen door goed in gesprek te gaan. Als de kwal intrinsiek niet vooruit te branden is, is liefdevol lozen de enige oplossing. Want een teveel aan kwallen verstoort op gevaarlijke wijze het natuurlijke ecosysteem, tot aan het punt van ‘no return’, zoals onderzoekster Lisa-ann Gershwin in haar TED talk betoogt.

Frans de Nooij werkte tientallen jaren als leidinggevende bij diverse overheidsorganisaties en  in diverse besturen. Op dit moment is hij bestuurslid van de IJselmeervereniging.

“Vanuit mijn kennis en expertise als Hoofd Ruimtelijke Visievorming en daarvoor  Hoofd Recreatie bij de Provincie Zuid Holland én als zeilliefhebber, zet ik mij sinds 2004 actief in voor terug brengen van de dynamiek in de Grevelingen en in het IJsselmeer. Mijn specifieke belangstelling gaat daarbij uit naar het bevorderen van natuurlijke energiebronnen en het verhogen van de diversiteit van de visstand. Ik lees veel onderzoeken en schrijf artikelen over deze gebieden vooral in de IJsselmeerberichten.”