Protocol biedt raamwerk voor succesvolle relaties I Boekbespreking & verloting

Protocol to manage relationships today – Met dank aan Jort Kelder hebben we de afgelopen jaren kunnen genieten van afleveringen rond de vraag ‘Hoe heurt het eigenlijk’? Terecht! Want als we weten ‘hoe het heurt’ voorkomen we niet alleen pijnlijke momenten, maar nog veel belangrijker: protocollen dragen in belangrijke mate bij aan duurzaam, succesvol relatiemanagement, zo betogen protocol specialist Jean Paul Wijers en zijn collega’s in hun recent verschenen boek ‘Protocol to Manage Relationships Today’. We verloten 2 exemplaren!

boekbespreking door Petra Hiemstra, 8 maart 2021

Protocol biedt raamwerk voor succesvol relatiemanagement

Wat protocol kan betekenen, ervoer ik (Petra) als (onverwachte) gast tijdens een Rotary lunch jaren geleden. Ik werkte nog maar 3 maanden voor de Kessler Stichting, toen mijn directeur een dubbele afspraak in zijn agenda bleek te hebben. Anderhalf uur voor de geplande bijeenkomst kreeg ik de vraag (lees: opdracht) om mijn directeur te vervangen en een presentatie over onze organisatie van 20 minuten te verzorgen. Superspannend, immers ik was ‘maar’ een beleidsmedewerker en relatief onervaren, want nog maar kort in dienst. De Rotarians bij wie ik was uitgenodigd bleken echter ware gastheren en dames. Zij lieten me ervaren wat protocol kan doen. Ze ontvingen me buitengewoon hartelijk en zorgden ervoor dat ik me geen moment alleen, opgelaten of ‘minder dan de directeur’ voelde. De andere gast en ik werden ter tafel begeleid en naast de voorzitter geplaatst. Tijdens het voorgerecht sprak de voorzitter aimabel en oprecht geïnteresseerd met mij. Bij het tweede gerecht schonk hij zijn volledige aandacht aan de andere hoofdgast. Op het moment dat de voorzitter zich omdraaide, pakte mijn rechter buurman het gespreksstokje ogenschijnlijk spontaan van hem over, waardoor ik me met aandacht overladen bleef voelen. Een koninklijke ervaring die me voor altijd een positief gevoel over deze groep mensen heeft bezorgd! Vandaar dat ik altijd nieuwsgierig ben gebleven naar de details van dit vakgebied. Ik vroeg Jean Paul Wijers naar enkele praktische adviezen.

Succesvol relatiemanagement kun je managen

Succesvol relatiemanagement laat zich heel goed organiseren, stelt Jean Paul Wijers: “Protocol is een uitgebreid vakgebied. Protocol specialisten dragen er zorg voor dat alle betrokkenen bij een evenement op de hoogte zijn van het ‘waarom’ van de bijeenkomst en wat de afspraken zijn, bijvoorbeeld ten aanzien van het betalen van taxi’s. Moet dit ter plekke gebeuren of is dit geregeld? Er zijn zelfs regels voor hoe lang van te voren uitnodigingen voor bijzondere gelegenheden dienen te verzonden en op welke manier, al is dit natuurlijk cultureel verschillend.”

Wie mag waar zitten?
“Een goede tafelschikking of ‘zitting’ van de gasten houdt rekening met en doet recht aan de functie die personen vervullen en diens senioriteit. En bij gelijkwaardigheid in functies wordt vaak op Dat kan een hele puzzel zijn! De organisator heeft uiteraard de beste plek en de belangrijkste gasten worden bij hem/haar aan tafel geplaatst. Daarbij letten we erop dat kleding, voedsel en bijvoorbeeld de kleur van de bloemen geen negatieve associaties oproepen bij de gasten. Partners zitten niet naast elkaar aan tafel, maar in een theater bijvoorbeeld weer wel. Mobiele telefoons zijn natuurlijk uit den boze en ook naar de wc gaan tijdens een diner is ongepast”

Wat doe je als iemand iets tussen z’n tanden heeft?
“Dan zeggen we stil en discreet als niemand het ziet en hoort: “mag ik u adviseren om even uw gebit te checken?” En daarna komen we er natuurlijk nooit meer op terug!”

Hoe organiseer je een goede ontvangst?
“Bij belangrijke evenementen zorgen we ervoor dat er een gastheer/dame is voor iedere hoofdgast. We wachten net zo lang onopvallend achter de schermen, tot onze gast is gearriveerd en treden deze plezierig en proactief tegemoet. Iedere gastheer of dame neemt niet meer dan 2 of 3 gasten mee en zorg er door duidelijke instructies voor dat er geen rijen of chaos ontstaan bij de ingang. Een fotoboek maakt het makkelijk om gasten te herkennen, om vooraf de uitspraak van namen te oefenen én om mensen vervolgens in de juiste volgorde aan elkaar voor te kunnen stellen. Zo worden mannen aan vrouwen voorgesteld, jongeren aan ouderen, en ‘lagere rollen’ aan ‘hogere’. Dus: Ingrid, mag ik Jan aan je voorstellen? Daarentegen wordt de CEO weer voorgesteld aan ‘de klant’. Je kunt je voorstellen dat je een gast wel voorstelt aan de Koning, maar andersom kan dat in sommige situaties een rare indruk maken. Iedere Nederlander kent hem immers! Belangrijke gasten komen als laatste en vertrekken als eerste.”

Mag je als protocolspecialist vrij met gasten praten?
“Een belangrijke taak voor de protocol specialist is om gasten op hun gemak te stellen. Van gastheren en dames wordt dan ook verwacht dat ze op een prettige, respectvolle en makkelijk met mensen kunnen communiceren. Toch zijn onderwerpen als sex, financiën en religie natuurlijk taboe!”

En zo zijn er nog 1000-en-één details waar je als gastheer/dame of protocolspecialist aan kunt denken om bijeenkomsten plezierig en soepel te laten verlopen. Dus ik zou zeggen: als je protocol specialist wilt worden, of je wilt meer inzicht in de basisprincipes van ons vak? Dan is dit boek echt iets voor jou!

NB: het boek is Engelstalig!

Protocol expert nodig?

Jean Paul Wijers is de oprichter van het Institute of Strategic Relationship Management (ISRM); als relatiemanagement expert is hij dagelijks betrokken bij het professionaliseren van het relatiemanagement van  organisaties en bedrijven. Hij merkt op: Veel organisaties maken op dit moment de transitie naar een meer flexibele netwerk organisatie met als doel de samenwerking, zowel intern als extern, te verbeteren. Het hebben van een stevig en rendabel netwerk is één van de grootste voorwaarden voor (zakelijk) succes, maar de ontwikkeling van een professioneel relatiemanagement is nieuw en complex.

We verloten twee exemplaren t.w.v. 39,99 Euro!

Stuur een mail met in de titel: Protocol to Manage Relationships Today naar: Petra.hiemstra@haagsehoogvliegers.nl en vermeld in de mail je adresgegevens. We verloten de exemplaren na verschijning van het artikel in onze nieuwsbrief van maart 2021, onder de eerste 10 respondenten. De namen van de winnaars maken we op onze website bekend.

Uiteraard kun je het boek ook direct bestellen. Doe dat graag bij je lokale boekhandel! Of klik hier bij bol.com of managementboek.nl.

Luister je liever naar podcasts over protocol?

Dat kan natuurlijk ook. Kijk dan op de site van ‘Help I Sexted My Boss’

 

 

 

 

Delen:

Neem contact met ons op
Laatste blogs
Evenementen
Regeling Loopbaanadvies A+O Fonds Rijk – 6 x 1,5 uur GRATIS loopbaanadvies voor Rijksambtenaren

Regeling Loopbaanadvies A+O Fonds Rijk – 6 x 1,5 uur GRATIS loopbaanadvies voor Rijksambtenaren

Regeling Loopbaanadvies A+O Fonds Rijk – Werk jij drie jaar of langer als medewerker bij het Rijk? Dan kun je bij het A+O fonds Rijk 1.500 Euro (plus BTW) aanvragen voor een loopbaanscan, loopbaanadvies of carrière coaching bij een CMI-gecertificeerde coach naar keuze! Je mag iedere 5 jaar zo’n traject doen. Wat je met je […]

Carrière Coaching I Life Coaching I Executive coaching – Den Haag – 6 gesprekken

Carrière Coaching I Life Coaching I Executive coaching – Den Haag – 6 gesprekken

Carrière Coaching – Mogelijk wil je een volgende stap zetten in je loopbaan of sta je op een kruispunt in je leven en vraag je je af …  wat nu? Wellicht heb je behoefte aan meer focus? Of aan een heldere, energie gevende visie voor de komende tijd? Of … er kriebelt iets, maar … […]

Doe Het Zelf Coachtraject voor 7,50 Euro (e-book)

Doe Het Zelf Coachtraject voor 7,50 Euro (e-book)

Doe Het Zelf Coachtraject (e-book) – Heb je wel behoefte aan een coachtraject maar is dat op dit moment bijvoorbeeld te duur of wil je liever éérst een zelf aantal zaken op een rij zetten? Bestel dan dit e-book en ga (alvast) aan de slag! Een coachtraject kost tijd, aandacht en … geld! Zéker als […]

Mag ik je grootluisteren? Vertel! – Nu ook in PDF versie voor 7,50 Euro

Mag ik je grootluisteren? Vertel! – Nu ook in PDF versie voor 7,50 Euro

Mag ik je grootluisteren? Vertel! – Nu ook in PDF versie voor maar 7,50 Euro Leer hoe je het beste in jezelf en anderen naar boven brengt ten behoeve van het grotere geheel We moeten meer naar elkaar luisteren. Tenminste … Daartoe roepen onze ouders, onze docenten, onze naasten, onze burgemeesters en onze koning ons […]

Stimuleringsregeling Samen voor ontwikkeling – voor teams binnen de Rijksoverheid (gratis!)

Stimuleringsregeling Samen voor ontwikkeling – voor teams binnen de Rijksoverheid (gratis!)

Stimuleringsregeling Samen voor ontwikkeling – Is er iets wat voor jouw gevoel zoveel beter kan of moet binnen jouw werk voor de Rijksoverheid? Heb jij een goed idee om het werk van jou en je collega’s, je team of zelfs je organisatie leuker, slimmer of inclusiever te maken? Dan is er goed nieuws! Het A&O […]