´Ha heerlijk, een conflict!´ – door Eveline Hinfelaar

´Ha heerlijk, een conflict!´ –  Het omarmen van conflicten als basis voor de groei tot topteam I Conflicten, klein en groot, komen voor in alle omgevingen waarin meerdere mensen met verschillende belangen samen zijn. En bovendien zijn conflicten en het managen daarvan, een belangrijk onderdeel van de ontwikkeling en volwassenwording van betreffende team-, groeps- of gezinsleden individueel en van de groep als geheel. Je zou zelfs kunnen stellen: zonder conflict geen volwassenheid.

Stel je voor: je pubers krijgen tijdens de vakantie een enorm conflict met elkaar. Ze schreeuwen en tieren naar elkaar alsof hun leven ervan af hangt. En natuurlijk proberen zij je, als ouder, in hun dispuut te betrekken. Ze willen je mening over het onderwerp. Voor je het weet, ben je onderdeel van de discussie. en maken  je pubers, inmiddels al dan niet verenigd tegen jou, de scène compleet. Niet echt een situatie waarin je denkt: ´Ha heerlijk, een conflict!´. De sfeer en de rust is immers ver te zoeken, de meningen zijn verdeeld en de overige campinggasten luisteren geamuseerd of geïrriteerd mee. De gezelligheid is ver te zoeken. Het liefst wil je dat de discussie zo snel mogelijk gestaakt wordt en de lieve vrede terugkeert!

door Eveline Hinfelaar, 3 juli 2017

Conflictmanagement begint met het omarmen van het conflict

Ik kom het nogal eens tegen. Een team dat vol in een discussiefase zit. Angstig om wat er gebeurt, de sfeer is weg en er wordt nog maar weinig geproduceerd. Zowel medewerkers als leidinggevenden geven aan dat de situatie ‘onhoudbaar´ is. Aan mij de vraag om uit te zoeken wat de waarheid is en het conflict op te lossen. Het oplossen van een conflict begint met de bereidheid én het inzicht om het conflict te willen omarmen als onderdeel van de ontwikkeling van het team, wil het team kunnen groeien.  Om een conflict te kunnen omarmen, is kennis van de fasen van teamontwikkeling waardevol.

Conflicten, klein en groot, komen voor in alle omgevingen waarin meerdere mensen met verschillende belangen samen zijn. En bovendien zijn conflicten en het managen daarvan, een belangrijk onderdeel van de ontwikkeling en volwassenwording van betreffende team-, groeps- of gezinsleden individueel en van de groep als geheel. Je zou zelfs kunnen stellen: zonder conflict geen volwassenheid. In dit artikel geef ik op basis van het werk van Susan A. Wheelan inzicht in de fasen die je als (samengesteld) gezin of groep doormaakt. Inzicht in deze fasen geeft rust en maakt dat je conflicten makkelijker kunt omarmen.

Fase 1 van teamontwikkeling – Zoeken naar verbinding en vertrouwen

Stel: binnen jouw organisatie wordt een nieuw team gestart. Jij en je collega’s komen bijeen en vanaf dat moment vormen jullie een groep. De leidinggevende heeft in veel gevallen de (strategische) doelen van de groep doorgesproken met de directie en verdeelt de rollen en taken. Daarmee gaan jullie van start. Naast de gerichtheid op je taak, besteed je ook tijd aan het leren kennen van elkaar. Het kost tijd en inspanning om de kwaliteiten van je nieuwe collega’s te leren kennen en te ervaren op wie je, op welk moment kan vertrouwen. Welke waarden en normen worden wanneer geraakt in jou in bepaalde situaties? Welke waarden en normen gelden voor de groep? Welke acties worden gewaardeerd en welke niet? Waar werken jullie aan, met elkaar? In deze eerste fase van groepsvorming zijn de intenties van de leden vooral gericht op het zoeken naar verbinding, met elkaar, met het doel van de groep en met de organisatie.

Je zou kunnen zeggen dat in deze fase de groepsleden nog wat afwachtend zijn. Leden van het team besteden vooral tijd aan het vormen van de groep. Aan de andere kant is het team nog behoorlijk productief. Iedereen voert de aan hem of haar opgedragen taak uit. Als je geluk hebt, heb je leuke collega’s en wordt na enige tijd allemaal inzichtelijk waartoe jullie bijeen zijn gebracht. Er groeit vertrouwen en jullie zijn een (h)echte groep aan het worden. Op basis van dat vertrouwen vraag je je echter af of het geheel wel zo effectief is ingericht. Of de toegewezen taken op deze wijze bijdragen aan de gestelde doelen. Je komt erachter dat er zaken blijken onvoldoende te zijn geregeld en daar heb je last van in je werk. Dan volgt de eerste fase van ‘groeipijn’ en de tweede fase van groepsontwikkeling:

Fase 2 van teamontwikkeling – Grenzen verkennen en frictie – het team heeft last van discussies, lage effectiviteit en productiviteit

Als alle teamleden aanvoelen hoe het er aan toe gaat in het team, komt er ruimte voor het stellen van vragen en het aftasten van grenzen. Er ontstaat discussie over de doelen en de manieren van werken. Wat de leidinggevende (of ouder) ook voorstelt, het voorstel wordt niet zomaar aangenomen of geaccepteerd. En petit comité‘ wordt de onvrede met de inrichting van de rollen en taken en de aansluiting op de te behalen doelen besproken. Er ontstaan wellicht kampen op basis van een gezamenlijke mening. De discussie is begonnen. Vergaderingen die ‘vroeger’ ordelijk verliepen, verlopen nu op z’n zachtst gezegd chaotisch. Het gaat er soms hard aan toe. Groepsleden en vooral de leidinggevenden hebben het moeilijk. Sommige teams of gezinnen blijven te lang in deze fase zitten of ze vallen terug naar fase 1. Omdat de conflictsituatie voor veel mensen onaangenaam is, valt men terug in fase 1. Dat is heel stressvol voor alle partijen. Mensen vinden dit heel onaangenaam. We houden helemaal niet van ineffectiviteit en willen ‘gewoon’ lekker productief zijn. En: conflicten zuigen energie. Je moet ook leren hoe je op een constructieve en veilige manier met elkaar debatteert, in dialoog gaat of discussies voert.

Toch is deze fase van discussie en onenigheid eigenlijk een groot compliment aan de groep. Echt met elkaar in discussie durven gaan, kan alleen als de eerste fase van opgebouwde verbinding goed verlopen is. De discussies zijn een teken dat de groep is verbonden met het doel van de groep en met elkaar. Discussies tussen teamleden of, zoals de pubers met elkaar en met jou, worden alleen gevoerd als je weet dat je aan het eind van de dag, met elkaar in de lift of achter de BBQ kan staan. De boosheid is een uiting van betrokkenheid. De argumenten worden ingebracht uit drang naar een betere samenwerking ten behoeve van de gezamenlijke doelstellingen.  De betrokkenheid groeit waardoor voorstellen richting een betere operationele invulling van het ‘hoe de doelen te bereiken’ ter tafel worden gebracht en gezamenlijk kunnen worden ‘geconsumeerd’.

Fase 3 en 4: groeien naar een (h)echt team dat zelfsturend kan opereren

Als je (samengestelde) gezin of team deze (tweede) fase op een respectvolle manier doorloopt (en niet terugvalt naar de eerste fase), zal het zich gaan ontwikkelen tot een (h)echt team: een team waarin leden elkaar opzoeken, taken en rollen op elkaar afstemmen, elkaar stimuleren en waarin de leden elkaar persoonlijk en professioneel vertrouwen. In deze wordt gewerkt in subgroepen. In deze fase nemen teamleden zelf de leiding over de operationele invulling van hun taken. Zij nemen zelf het initiatief om strategische doelen en resultaten te bespreken met elkaar en met de leidinggevende. Daardoor neemt effectiviteit en productiviteit toe. Het team is vol vertrouwen dat ze haar strategische doelen gaat bereiken en is nieuwsgierig naar wat er nog meer mogelijk is. De leidinggevende krijgt steeds meer mogelijkheden om de groep te ondersteunen en er ontstaat voldoende tijd om naar buiten te treden. Hierdoor gaat het team samenwerking aan met andere teams en bedrijven binnen en buiten te organisatie. Doordat er zoveel vertrouwen en organisatie is, ontstaat ruimte voor innovatie.

Een team is niet exact hetzelfde als een gewoon of samengesteld gezin. Toch zijn de ‘groeipijnen’ die je doorstaat wel vergelijkbaar (vervelend). Als je pubers in een conflict belanden, weet dan dat dit een gezonde stap is naar volwassenheid van je gezin. Je pubers vertrouwen elkaar en jou als ouder genoeg om discussies met elkaar aan te gaan, zodat alle gezinsleden, binnen de veilige bedding die jullie als ouders bieden, ieder in groeiende volwassenheid zijn rol vindt. Een goed conflict maakt je team of gezin sterker en het samen leven en werken uiteindelijk lichter, leuker en luchtiger. Dus wat let je en roep bij de volgende discussie: HA HEERLIJK, EEN CONFLICT! en kijk wat er gebeurt…

 Dit artikel is gebaseerd op onderzoek van S. Wheelan naar groepsprocessen en teamontwikkeling.  (Group Processes, a development perspective, 2005).

Leestips: Faculty Groups, from frustration to collaboration, Susan A. Wheelan of Creating Effective teams, Susan A. Wheelan

Eveline Hinfelaar MBA is zelfstandig organisatieadviseur bij Eve(n)|n=3. Binnen haar opdrachten werkt zij met teams samen om te ontwikkelen van een startende groep of team in conflict naar een effectief en productief team dat zelfstandig haar taken en rollen kan oppakken en haar doelen weet te verwezenlijken.

Beter leren omgaan met conflicten?

Dit najaar en begin volgend voorjaar organiseren we diverse trainingen, kort en lang, waarin je je vermogen om anderen groot te luisteren, ook in hoffelijke debatten leert vergroten of waarin je leert hoe je bij conflicten ‘in het midden’ kunt blijven tussen strijdende partijen. Je bent van harte welkom. We ontvangen je altijd met open armen en stellen je voor aan andere hoogvliegers die aanwezig zijn met de intentie om jouw dromen concreet een stap verder te brengen!