Een persoonlijke gebruiksaanwijzing – heb jij ‘m al?

Wat is jouw persoonlijke gebruiksaanwijzing? Bij het begrip “gebruiksaanwijzing” denken we al snel aan een instructieboek(je) voor consumentenproducten, zoals voor je nieuwe Jura (héérlijke koffie!), televisie of telefoon. Als we in de volksmond spreken over “gebruikershandleiding” dan gaat het om grotere gebruiksvoorwerpen zoals auto’s, vliegtuigen of productiemachines. Als je zo’n ‘groot goed’ aanschaft krijg je naast de de gebruikershandleiding soms ook een specifieke installatiehandleiding of een onderhoudshandleiding.

Waarom voorzien wij onszelf en elkaar eigenlijk zo weinig van een persoonlijke gebruiksaanwijzing? Een handleiding over hoe idealiter met jou om te gaan. Voor
jezelf, voor je nieuwe partner(s), voor je vrienden en/of
voor
je collega’s. Zelf ken ik mijn persoonlijke gebruiksaanwijzing inmiddels best aardig. En kan daar ook helder en transparant over zijn richting mijn partner. Dat geeft ons beiden helderheid over wat wel/niet werkt in onze relatie en communicatie en waarom.

Een persoonlijke gebruiksaanwijzing – heb jij ‘m al?

Dit jaar overweeg ik om voor nieuwe zakelijke projecten ook zo’n persoonlijke/zakelijke gebruiksaanwijzing te schrijven. En om mijn collega’s-to-be te vragen hetzelfde te doen. Een gek idee? Sommige grote bedrijven doen het al en daar leidt het – naar eigen zeggen – tot meer helderheid, efficiëntie en tevredenheid. Daar helpt een persoonlijke gebruiksaanwijzing voorkomen dat leiderschap lijderschap wordt, omdat het collega’s uitnodigt écht deelgenoot te zijn en elkaar te helpen bij het verwezenlijken van de gewenste doelen en ambities.

In dit artikel 10 vind je 14 startvragen om je persoonlijke gebruiksaanwijzing te schrijven. Heb je zelf al ervaring met het schrijven en delen van zo’n persoonlijke/zakelijke gebruiksaanwijzing? En heb je tips die we aan dit artikel kunnen toevoegen? Deel ze graag!

door Petra Hiemstra, 21 maart 2024

De CEO van GitLab werkt met een persoonlijke gebruiksaanwijzing

De Friese Sytse – Sid – Sijbrandij werkt voor GitLab, een bedrijf zonder kantoor dat bewust transparant is over alles. In dit artikel in de NRC valt te lezen dat de topman, de interviewer vooraf via een aparte pagina zijn persoonlijke gebruiksaanwijzing kenbaar maakt: “Trek je (kennelijk) onaangename stiltes niet aan. Sid heeft graag tijd om te analyseren en zijn gedachten te ordenen”, staat op de website. Stilte is geen teken van afkeuring. Een andere tip: Sijbrandij „doet het goed in niet-gescripte interviews, maar geeft de voorkeur aan vragen die eerst per Google-document zijn toegevoegd aan de uitnodiging voor de ontmoeting”. NRC, die Sijbrandij vijfentwintig minuten sprak via Zoom, deelde vooraf drie gespreksonderwerpen mee: managementstijl, werken zonder kantoor en zijn relatie met Nederland. Afwijken van de onderwerpen tijdens het gesprek was geen probleem, maar de tijd werd strak bewaakt.”

Deel je persoonlijke
gebruiksaanwijzing
voor iedere samenwerking

Stel, je neemt een nieuwe medewerker aan. Zou het helpend zijn als deze nieuwe medewerker naast zijn/haar CV ook een persoonlijke gebruiksaanwijzing mee te laten sturen?

Of stel: je treed toe als nieuw lid van een Raad van Bestuur of Raad van Toezicht of start een nieuw project met nieuwe collega’s of samenwerkingspartners. Hoe zou het zijn om nog voor de start (korte, krachtige) persoonlijke gebruiksaanwijzingen uit te wisselen? Of om dit te doen juist als de samenwerking al even loopt? In hoeverre zou dat de onderlinge samenwerking en communicatie verbeteren en het makkelijker halen om de gewenste doelen te behalen?

Schrijf jouw persoonlijke
gebruiksaanwijzing


In je persoonlijke handleiding/gebruiksaanwijzing kun je schrijven:

1. Over wat je beweegt, je drijfveren en kernwaarden en waar die vandaan komen.

2. Wat je daarom (dus) belangrijk vindt bij het uitvoeren van je vak en in de omgang met elkaar.

3. Over jouw persoonlijke bioritme en gewenste werkdruk – Op welke momenten en onder welke condities ben je het meest productief? Hoe laad je op als je moe bent? Wat doe je om (voortdurende) onrust te voorkomen? Op welke manier werk jij het fijnste? Wat biedt jouw de meeste uitdaging? Een of juist diverse projecten tegelijkertijd?

4. Over hoe je graag luistert en praat (Inhoudsgericht, Tijdgericht, Relatiegericht en/of Handelingsgericht)

5. Wanneer haak je af in gesprekken, in samenwerking of tijdens vergaderingen? Wanneer ga je juist ‘aan’ …?

6. Over hoe je graag communiceert: Vanuit breed naar smal – van details naar een helder doel of standpunt of juist andersom: vanuit een helder doel of de kern naar (enkele) details.

7. Over de kwaliteiten die je echt hebt.

8. Over je blinde vlek(ken) en hoe anderen je daarbij kunnen helpen.

9. Over hoe je graag gesteund wilt worden als het met jou even niet zo goed gaat – hoe kunnen anderen je helpen bij ‘innerlijke’ of externe verstoringen?

10. Over je persoonlijke, zakelijke en/of maatschappelijke doelstellingen.

11. Over waar je in persoonlijke, zakelijke en/of maatschappelijke leiderschap gesteund en aangevuld wilt worden.

12. Over de beweging(en) die je wil maken; wat je graag (nog) meer wilt leren, laten zien, ervaren …

13. Over wat je partner, vriendINNen of je collega(‘s) kunnen doen om ons samen (nog) BETER te maken?

14. En sluit af met: Vertel! Hoe werkt het bij jou?

Meer lezen?

Het grote hoe ik werkboek – Onmisbare zelfkennis voor de ambitieuze professional door Christianne Vink