Binnenkort een assessment? Dit is wat je wilt weten

Assessment – Heb je binnenkort een assessment? Dit is wat je wilt weten.

Organisaties kiezen er regelmatig voor om (toekomstige) medewerkers of zakenpartners op assessment te sturen. Dit kan een beoordelingsassessment zijn (ben je geschikt voor de baan/klus?) of een ontwikkelassessment (waarin kun je je de komende tijd verder ontwikkelen?). Zeker in de bouw worden tegenwoordig aanbestedingen uitgeschreven die gericht zijn op SAMENWERKING voor een hele lange periode (denk: 15 jaar). Dan gaat het dus om enorme bedragen en belangen.

Graag deel ik in dit artikel mijn kennis met je, die ik de afgelopen 20 jaar heb opgedaan met het voorbereiden van coachees op assessments en als assessor binnen de publieke en private sector. Zodat jij er je voordeel mee kunt doen …

door Petra Hiemstra, 22 augustus 2022

Loont het je om je voor te bereiden op een assessment? JA!

Eenvoudig antwoord: JA. Dat loont zeker! Voor sommige functies worden IQ tests afgenomen. Hierop kun je je via (gratis) testen op internet prima voorbereiden. Zo weet je wat je (ongeveer) kunt verwachten en dat geeft rust, snelheid en focus. Door te oefenen train je als het ware je aandacht- en concentratiespieren. Dat helpt om binnen een bepaalde tijdspanne te presteren. Het helpt ook om zelf te weten HOE je intelligent bent en op welke vlakken juist helemaal niet. Niemand scoort goed of hoog op alle onderdelen. Dat hoeft ook niet. Het is ook niet zinvol om jezelf intensief te trainen op een bepaalde vorm van intelligentie (bijvoorbeeld ‘rekenknap’) als dit betekent dat je vervolgens werk moet gaan doen dat je van nature helemaal niet ligt, en waarvan je ook niet gelukkig wordt … Zeker in team assessments is het van belang om ook van elkaar te weten wie welke kwaliteiten bezit, zodat deze goed benut en ingezet kunnen worden.

Als een persoonlijk gesprek met een psycholoog deel uit maakt van het assessment, loont het om de rode draden in je biografie voor jezelf helder te hebben. Assessoren waarderen het als je goed kunt aangeven welk gedrag van anderen voor jou ’triggers’ zijn en waarom. Een coach kan je helpen om kort en bondig successen en mislukkingen oprecht te kunnen benoemen. Het vermogen tot passende zelfreflectie wordt vaak gewaardeerd. Ook is het nuttig om te weten wat je waarden, vaardigheden en ontwikkelwensen zijn, en in hoeverre deze matchen met door de opdrachtgever vastgestelde criteria voor en mogelijkheden binnen de beoogde baan/klus. Met een coach kun je oefenen in hoeverre je in staat bent om vanuit je hoofd, hart en buik contact te maken met je gesprekspartner(s) en kun je je gesprekstechnieken vaak al binnen 1 tot 2 uur op een hoger niveau brengen.

Als het gaat om bijvoorbeeld teamassessments, waarin wordt getoetst in hoeverre het éne team kan samenwérken met het andere team, is het bijvoorbeeld in de wereld van de bouw/infrastructuur niet ongewoon om bij aanbestedingsassessments een periode van voorbereiding van 3 dagdelen tot 3 weken te nemen. In deze periode laat het team zich door een externe partij vaak (intensief) trainen in ‘met presentie presenteren’ en in ‘het goede gesprek’. Samenwerkingsvaardigheden die goed trainbaar zijn, zijn bijvoorbeeld: luisteren, samenvatten, doorvragen, vergadertechnieken, de Plan-Do-Check-Act-cyclus en het op een prettige manier geven van feedback/feedforward etc. In samenwerken gaat het niet om ‘u vraagt, wij draaien’ (dus om het zoveel mogelijk willen faciliteren en ontzorgen van de opdrachtgever) maar om samen naar oplossingen te zoeken en elkaars mensen, middelen, materialen en kwaliteiten daarbij optimaal in te zetten.

Wetende dat potentiële opdrachtgevers meer en meer op softskills gaan beoordelen, kan aanleiding zijn om opleidingsprogramma’s hierop toe te spitsen. Wijs medewerkers bijvoorbeeld op beschikbare ontwikkelbudgetten, zodat zij duurzaam zichzelf kunnen blijven ontwikkelen.

Een assessment kan ook een heel andere aanleiding of vorm hebben. Als organisaties hoog geplaatste gasten ontvangen voor een vergadering die belangrijk is, doen zij regelmatig in de week voordat de vergadering of ontmoeting plaatsvindt, een algeheel assessment (doorloop). Hierbij worden alle medewerkers die een taak hebben, van secretaresses tot chauffeurs en hotelmanagers, actief betrokken. Protocol specialisten kunnen zeer waardevolle inbreng hebben om missers te voorkomen. Denk aan: te weinig stoelen voor EU-topleiders die voor camera’s hun verhaal moeten doen. Sommige kleuren of soorten bloemen kunnen in andere culturen een specifieke betekenis hebben (bijvoorbeeld huwelijk of rouw) die niet passen bij de vergadering. Bepaald voedsel wordt door sommige culturen niet gegeten. Weten wie-wat-wanneer doet en welke kleding of welk gedrag gepast is, zorgt ervoor dat alle partijen ‘rust’ ervaren in het samenzijn. Zo voelen belangrijke gasten zich gedragen en welkom en is de kans op een goed verloop van het gesprek zo groot mogelijk. Als er een minuut stilte moet worden gehouden, loont het om iemand subtiel de tijd te laten bijhouden.

In assessments wordt grootluisteren steeds belangrijker

Van medewerkers en opdrachtnemers op alle niveaus wordt steeds vaker gevraagd en verwacht dat zij op micro, meso, macro, mundo en soms zelfs kosmisch niveau kunnen luisteren naar zichzelf, de ander, de organisatie en de omgeving. Grootluisteraars luisteren in steeds groter wordende ‘kringen’. Daarmee bedoel ik dat medewerkers op ieder niveau gevoel moet ontwikkelen voor de betekenis van besluiten voor de mensen die het betreft (emotioneel, technisch, praktisch), voor de uitvoerders van de plannen, voor de (achterban van de) organisatie, voor de bewoners, bezoekers en ondernemers in de stad, voor de BV Nederland, Europa en/of voor de wereld als geheel.

Deze professionele kwaliteit van gericht en gelaagd (groot)luisteren, aansluiten en interveniëren op een passende manier, is heel goed trainbaar door Ik-Luister-Je Groot-trainingen, debattrainingen, workshops trendwatching en cursussen geopolitiek.

Grootluisteren op micro niveau betekent dat je in staat bent om goed te luisteren naar alle signalen die je eigen lichaam je geeft. En dat je in staat bent deze informatie tijdig en op een goede manier in het gesprek in te brengen, zodat deze informatie benut kan worden voor betere afstemming en besluitvorming. Check: ben je ook in staat om emoties, irritaties en behoeftes bij een ander te voelen en deze op een passende manier bespreekbaar te maken?

Als (jonge) leider kan het gebeuren dat je tijdens een assessment op basis van de gepresenteerde feiten makkelijk een bepaald besluit kunt nemen in een vergadering, maar dat je gevoel tóch iets anders zegt. Durf je dit buikgevoel te (h)erkennen en op tafel te leggen zodat je kunt toetsen of ook anderen waarnemen wat jij hebt opgemerkt?

Grootluisteren op meso niveau betekent dat je in staat bent om de vraag áchter de vraag te verkennen en dat je ten behoeve van je organisatie (en al haar klanten en samenwerkingspartners) goede, gerichte ‘rake’ vragen stelt naar de ernst en oorzaak/oorzaken van problemen (of de aanleiding voor bepaalde wensen) voordat je gesprekspartners uitnodigt tot dromen (scenarioplanning), discussiëren en debatteren.

Assessoren letten erop of je je als (project)leider of als team bewust bent van de uitvoerbaarheid en doeltreffendheid van alle beslissingen die je neemt. Ben je je bewust van de consequenties van (het draagvlak voor) je plannen en besluiten voor personeel, uitvoerders, onderaannemers, leveranciers, samenwerkingspartners, inwoners van de stad en ook voor de directe fysieke omgeving? Blijft deze schoon, heel en veilig onder alle omstandigheden? Blijf je kritisch naar de bronnen van de informatie die gepresenteerd wordt? Zijn de ‘feiten’ waar? Laat je ook alle ‘stille’ stemmen aan het woord (dit helpt groupthink en tunnelvisie voorkomen) en bied je alle deelnemers aan de vergadering een ‘heilige veilige luister en spreekruimte’ zodat ieder zich prettig en veilig voelt om zorgen te uiten? Een training mediation of bijvoorbeeld deep democracy kan hierin waardevol zijn. Assessoren letten er bij teamassessments op in hoeverre teamleden elkaar de bal toe spelen en ieders kwaliteiten en expertise benutten en aanspreken.

Grootluisteren op macroniveau betekent dat je in staat bent om de consequenties van besluiten voor ‘het grotere geheel’, bijvoorbeeld ‘de BV Nederland’ mee te nemen in je overwegingen. Welke waarden spelen bij besluitvorming een rol en staan daarin mogelijk tegenover elkaar? Wordt deze analyse gemaakt? Zijn besluiten te allen tijde redelijk, billijk, menselijk en conform de wet? Worden de belangen van minderheden en het maatschappelijk middenveld gezien, gehoord, erkend en geborgd of juist overvleugeld? Worden besluiten op het juiste niveau genomen? Is het duidelijk bij wie welke beslissingsbevoegdheid ligt en wordt de hiërarchie hierin gerespecteerd? Een training conflictmanagement, leren ‘pijn in parels transformeren’ of ‘goed leren escaleren en opschalen’ kan uitkomst bieden.

Ook een training systeemwerk (familie/organisatieopstellingen) kan veel inzicht bieden in de onzichtbare dynamieken die van invloed zijn op ons dagelijks werk en leven en de ordeningsprincipes die altijd meespelen en gerespecteerd willen worden. Als deze principes niet gekend, begrepen, gezien en gerespecteerd worden, als er bijvoorbeeld oude pijn of onzichtbare loyaliteiten meespelen, of als bepaalde emoties er niet mogen zijn, uit zich dat vaak in ‘gedoe’ in samengestelde gezinnen, teams of fusietrajecten tussen organisaties.

Van leiders van nu en straks wordt verwacht dat zij een goed beeld hebben van hoe onze geschiedenis en de daarmee verbonden trauma’s doorwerken in het heden. Zij worden geacht in staat zijn om bezield en empathisch verantwoordelijkheid te nemen voor daden uit het verleden (de Duitsers noemen dit “Vergangenheidsbewältigung”) zodat deze geen storende rol meer spelen in de toekomst. Om een voorbeeld te geven: de Duitse bevolking heeft 70 jaar lang op alle niveaus verantwoordelijkheid genomen om in het reine te komen met de daden die in de wereldoorlogen zijn gepleegd (en waarvoor velen niet persoonlijk verantwoordelijk waren). Zij beseffen zich: persoonlijke-, organisatorische- of bevolkingspijn kan pas helen, verzachten en transformeren in ‘parels of welzijn’ als deze pijn tot op ‘DNA’ niveau is (h)erkend, als er recht is gedaan, als schade is/wordt hersteld, als er tijd is genomen om individueel en collectief te rouwen. Rouw is rauw en kost tijd en bewuste aandacht. Rituele begeleiders kunnen helpen om rituelen te ontwerpen of begeleiden die helpen om mensen en prestaties te eren, om successen te vieren (deze werken verbindend) én om afscheid te nemen van bepaalde personen, ritmes, routines of dierbare gewoontes zodat deze kunnen transformeren naar een manier die beter bij het heden en de toekomst past.

Een training Innovatiekracht of een training ’train de trainer’ kan helpen om je meesterschap in vernieuwend leren denken én kennisoverdacht naar het hoogste niveau te brengen. Van leiders van boven de 45 jaar wordt Meester(kunstenaar)schap verwacht. Daarmee bedoel ik dat zij in staat zijn om innovaties in hun vakgebied te stimuleren en jonge mensen bezield op te leiden, waarbij ze blijk geven aan te kunnen sluiten bij diverse leer- en ontwikkelstijlen van mensen in hun team of klas.

Grootluisteren op mundo niveau betekent dat je je bewust bent van de grote globale issues (Sustainable Development Goals) en dat je in staat bent deze op praktisch, organisatorisch en uitvoeringsniveau ‘handen en voeten’ te geven. Van leiders op dit niveau wordt verwacht dat ze in staat zijn om als ‘meesterkunstenaar’ grote maatschappelijke transformaties te overzien, te ‘dragen’ en aan te jagen. Zij moeten in staat zijn om bij grote groepen mensen de wil en energie wakker te maken om een andere richting op te willen bewegen. Op dit niveau wordt getoetst of leiders besluiten kunnen en durven nemen, die het leven van tenminste 500.000 mensen raken. En of zij tegengas durven geven op het moment dat er besluiten worden genomen die de samenleving als geheel (of bijvoorbeeld het vertrouwen in instituties) ondermijnen. Binnen de INFRA-sector krijgt met name het onderwerp duurzaamheid binnen de EMVI paragraaf veel aandacht. De Aanbestedingswet 2012 dwingt aanbestedende diensten bijvoorbeeld in de bouwsector aan te besteden op basis van het gunningscriterium van Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) in plaats van op laagste prijs.

Ook als je zelf op assessment gaat, kun je kijken hoe jouw opdrachtgever omgaat met jou als mens (voel je je welkom, gezien en op je gemak gesteld) en het milieu. In hoeverre is de lunch bijvoorbeeld plasticvrij en (deels) vegetarisch? In hoeverre streeft je toekomstige opdrachtgever naar duurzaam omgaan met mensen, middelen en materialen? Is de opdrachtgever bereid een eerlijke prijs te betalen voor eerlijk werk? Is dit ook een werkgever of opdrachtgever voor en mét wie jij wílt werken?

Grootluisteren op kosmisch niveau heeft te maken met onze plek in het sterrenstelsel en de verantwoordelijkheid die wij hebben om respectvol om te gaan met de ruimte die ons omringd (en wie weet in de toekomst richting nieuwe levensvormen. Kunnen wij deze vanuit oprechte nieuwsgierigheid ontmoeten met de intentie om van elkaar te leren en/of proberen we personen of gebieden te claimen/overheersen/kolonialiseren?). Een mooie vraag die je jezelf en anderen kunt stellen is: wat zou LIEFDE doen? Klinkt soft, maar vaak wéét je met het stellen of beantwoorden van deze vraag of je (team) het juiste doet (in plaats van dat je de zaken goed doet).

Waarom word ik beoordeeld door wel 3 assessoren? Is één assessor niet genoeg?

Als coach, trainer en assessor leer je het 1-2-3-principe. Als assessoren ‘moeten’ wij gedrag tenminste drie keer in verschillende situaties geobserveerd hebben, voordat we er conclusies aan mogen verbinden. Een keer te laat komen kan toeval zijn. Maar als iemand 2 of 3 keer te laat komt, is het zinvol om het patroon te onderzoeken: wat is er aan de hand? Zeker als een assessment niet wordt opgenomen (vanwege privacy) én als het om grote (financiële) belangen gaat, loont het om 3 paar ogen te laten observeren. Een opdrachtgever is bij aanbestedingstrajecten verplicht om assessments zo in te richten dat alle deelnemers exact dezelfde kansen en mogelijkheden krijgen. Vandaar ook dat er tijdens assessments strak op de tijd wordt gelet bijvoorbeeld. Ook neemt iedere assessor vanuit zijn/haar eigen geschiedenis, expertise en competenties anders waar. Van (senior) assessoren mag je als opdrachtgever verwachten dat zij in staat zijn om iedere deelnemer persoonlijk, specifiek, positief en gericht feedforward te geven op diens gedrag, zodat deze zich hiermee (in de toekomst) kan verbeteren.

Waarom schrijven assessoren zoveel op?

Het kan je heel onrustig maken als je denkt dat assessoren vooral ‘fouten’ opschrijven. Dat is NIET het geval! Assessoren noteren juist ook alles wat er GOED gaat! Assessoren worden getraind om vooral naar actie-reactie-patronen te kijken. Wij kijken: wie zegt wat en wat is daarvan de consequentie voor (het verloop van) het gesprek en/of voor de ontwikkeling van het team als geheel? Dit mag ook een geruststelling zijn voor meer introverte personen. Senior assessoren zijn erin getraind om niet naar de kwantiteit maar vooral naar de kwaliteit van de inbreng te kijken. Met één rake zin kan een deelnemer de koers van een gesprek doen veranderen en/of een hele organisatie een bepaalde kant opsturen. Goede assessoren merken dat op en waarderen dat. Wel kun je assessoren helpen hun werk goed te doen, door duidelijk je positie te pakken en goed verstaanbaar te spreken.

Nuttige zaken om te weten rond assessments

Let op details en blijf alert en kritisch – in casussen die in assessments worden voorgelegd kunnen bewust verschillen in informatie zijn ingebracht. Opdrachtgever heeft bijvoorbeeld 7 x een storingsmelding gekregen, in jullie papieren staat 4 x. Assessoren letten erop: ben je alert op dit verschil? Stapt het team over het benoemde verschil heen of gaat het juist onderzoeken waar het verschil hem precies in zit en wat dit voor de toekomst betekent? Als je wordt gevraagd om te vergaderen over ‘hoe een deur te openen die dicht zit’ – loop dan gerust naar de deur om te checken of deze daadwerkelijk dicht zit!

Benut de kennis van de assessoren en zie hen als mens – vaak mag je voordat de casus begint vragen stellen aan de assessoren. Benut deze kans en stel je vragen. Ook in de echte wereld mag je kennis van anderen benutten. Een goed assessment is een afspiegeling van de werkelijkheid. Assessoren zijn ook gewoon mensen, die eigen talenten én tekortkomingen hebben.

Een goed assessment sluit aan bij de realiteit en is reëel – Een opdrachtgever wil zien of iemand geschikt is voor de functie/klus. Een goed assessment sluit aan bij de dagelijkse realiteit en bij de criteria die de opdrachtgever belangrijk vindt. Als het goed is worden deze criteria vooraf gedeeld, zodat je je hierop kunt voorbereiden. Het is niet nodig en zelfs ook niet functioneel om in een assessment hele andere of veel extremere zaken uit te vragen, dan in de dagelijkse praktijk verwacht wordt. Immers: dan toets je op ánder gedrag dan je in de praktijk wilt zien of nodig hebt. Doet een opdrachtgever dit wél, dan mag je als deelnemer daaraan je eigen conclusies verbinden. Goede assessments kunnen, door zorgvuldige voorbereiding, eraan bijdragen dat beleid en praktische invulling op de operationele werkvloer beter op elkaar raken afgestemd.

Zet je telefoon uit – zorg ervoor dat je helemaal present kunt zijn tijdens het assessment. Laat je niet afleiden en blijf gefocust. Als je bereikbaarheidsdienst hebt, of er is een andere reden om je telefoon aan te houden die belangrijk voor je is, meld dit dan vooraf.

Begin goed uitgerust aan het assessment – een assessment doen is spannend en vaak ‘relationele topsport’. Het gáát ergens om en soms zijn er hele grote bedragen mee gemoeid aan voorbereiding of toekomstig werk. Zorg ervoor dat alles stress die vermeden kan worden, ook vermeden wordt. Als je van ver moet komen, boek dan een hotel in de buurt. Zorg ervoor dat je goed uitgerust en fit aan de dag kan beginnen en plan geen afspraken ná het assessment, zodat je ook het gebeuren goed innerlijk kunt verwerken. Als zich nét voor het assessment iets is gebeurd wat je dwars zit (ongeluk gezien/overlijden in de familie) benoem dit dan. Dit voorkomt dat bepaald gedrag verkeerd geïnterpreteerd wordt door toekomstige collega’s of de assessoren. Vaak is onrust of verdriet energetisch merkbaar. Het geeft alle aanwezigen rust om te weten waar de oorzaak vandaan komt. Vaak helpt het benoemen en delen om vervolgens volledig present in het assessment aanwezig te kunnen zijn.

Besef ‘afwijzingen’ zijn niet (altijd) persoonlijk – Assessoren worden ingehuurd om namens een opdrachtgever te toetsen of iemand of een team (in potentie) capabel genoeg is om een bepaalde taak uit te voeren én of er ‘chemie’ is tussen partijen die een werkrelatie met elkaar willen aangaan. Soms liggen uitslagen heel dicht bij elkaar en scoren partijen beter op verschillende onderdelen. Ook als je niet op nummer 1 eindigt, betekent dat dus niet dat je het niet goed hebt gedaan. Integendeel. Vaak zijn er meerdere hele goede kandidaten. Benut vooral de aangeboden reflectiemomenten om een nóg beter zicht te krijgen op de punten waarop je (als team) excelleert (dat weten geeft rust – dan mag je daarop vertrouwen) én waarin je kunt groeien. Dan is een assessment, ongeacht de uitslag, altijd waardevol, de investering in tijd en geld waard en houd je regie over je eigen toekomstplan.

Tips voor assessoren – Ben je voor het eerst gevraagd om als assessor op te treden? Neem dan voldoende pen en papier mee om te schrijven. Wees uitgerust en ruim op tijd, zodat je de zaal mede in orde kan helpen brengen. Zorg ervoor dat het warm genoeg is in de zaal, dat er voldoende eten en drinken is voor de deelnemers en dat er voldoende verse zuurstof is. Bereid je goed voor. Weet waarop getoetst wordt en wat een opdrachtgever mogelijk eigenlijk écht wil toetsen. Dat hoeft niet per se in de stukken te staan. Plan zowel voor- tijdens als na het assessment ruimte in om met je collega assessoren af te stemmen. Tijdige afstemming maakt dat je op bepaald gedrag beter kunt letten en kunt bijsturen. Van jou als assessor wordt de hoogste mate van objectiviteit en neutraliteit verwacht. Laat je dus niet verleiden om uitspraken (positief noch negatief) te doen over wat je opvalt of (erger nog) over individuele deelnemers. Laat je ook niet verleiden door deelnemers die getraind zijn om assessoren te paaien. Hoe verleidelijk deelnemers ook zijn, blijf objectief naar actie-reactie patronen kijken. Het gaat niet om jouw eigen oordeel over individuen of het geheel, het gaat erom of je gedrag gezien hebt en over of je wat je gezien hebt objectief kunt onderbouwen met goede voorbeelden.

Wil je samen een assessment voorbereiden? Dat kan!

Je bent persoonlijk van harte welkom voor één of meerdere voorbereidingsgesprekken voor een assessment. Ook als je als team op een assessment wilt voorbereiden, gaan we graag met je in gesprek om te onderzoeken of we je op bepaalde onderdelen kunnen voorbereiden en trainen. Ook kun je ons inhuren als extern assessor (ad interim).

Bij Haagse Hoogvliegers kun je terecht voor assessmenttrainingen op het gebied van:

• (groot)luisteren, samenvatten, doorvragen, rake-vragen stellen;
• Voortvarend voorzitten;
• Stevig staan in intense situaties;
• Met presentie presenteren;
• Leren debatteren – gestructureerd argumenteren, vanuit hoofd/hart/buik/handen verbinding maken, erkenning geven, interrupties plegen, omgaan met interrupties, etc.;
• Creatief denken – scenarioplanning;
• Pijn in parels leren transformeren (op micro, meso, macro, mundo niveau).

Iedere training wordt verzorgd door een vakspecialist. Neem contact op voor de mogelijkheden: Petra Hiemstra – petra.hiemstra@haagsehoogvliegers.nl of bel: 06-33803867.