Onder commissarissen – Wat maakt luisteren in de boardroom nu zo lastig? In dit boek legt onderzoekster en boardroomevaluator Marilieke Engbers uit welke factoren de communicatie in de boardroom helpen en welke haar dynamiek verstoren. Nuttig.
Ons land kent ongeveer 5000 Raden van Commissarissen (RvC) met 30.000 commissarissen. Al deze mensen zien erop toe dat bestuurders van ondernemingen handelen in het belang van onze samenleving als geheel, en in het belang van de aandeelhouders en andere stakeholders. Commissarissen fungeren als toezichthouder en adviseur en vervullen tevens de rol van werkgever. Voor RvC’s is het van groot belang dat zij toegang hebben over alle vitale en soms gevoelige informatie. En dat zij in staat zijn goed om te kunnen gaan met allerlei vormen van menselijk gedrag.
Met dit boek wil Marilieke eraan bijdragen dat leden van RvC’s beter kunnen omgaan met emoties, het ongezegde, informele gesprekken, macht, politiek, denkfouten, ‘groupthink’ en blinde vlekken. Hierdoor kan hun effectiviteit toenemen. In dit artikel vat ik de (voor mij) belangrijkste inzichten voor je samen. Lees meer over hoe je defensief gedrag in de boardroem herkent, wat de “CEO ziekte” is en welke spreekcultuur jullie kunnen nastreven jullie RvC.
boekbespreking door Petra Hiemstra, 14 januari 2023
Marilieke: “Het tijdig verkrijgen van alle benodigde informatie om goed toezicht te kunnen houden, kan worden bemoeilijkt door defensief gedrag. Bestuurders, medewerkers en zelfs collega’s binnen een RvT kunnen defensief gedrag vertonen als zij zichzelf (of anderen) willen behoeden voor vervelende en spannende gevoelens en ervaringen. Dan kan aanvallen de beste verdediging lijken, bijvoorbeeld door het eigen gelijk te willen bewijzen door steeds betere argumenten aan te dragen. Chris Argyris, bedrijfskundige en voormalig hoogleraar van de Harvard Business School, stelt in zijn boeken Overcoming Organizationals Defenses en Teaching Smart People How to Learn dat defensief gedrag terug te voeren is op een aantal universele ‘sturende waarden’:
Hoe goed bedoeld of begrijpelijk ook deze gedragingen kunnen leiden tot wat de Engelstaligen de ‘CEO Disease’ noemen.
Marilieke: “De “CEO ziekte” doelt op het informatievacuüm dat rond een leider kan ontstaan, als naasten of ondergeschikten hem/haar belangrijke relevante en soms vervelende informatie onthouden. Dit ontstaat bijvoorbeeld door:
1. een (te) grote afstand tot de bestuurder (diens isolatie), of;
2. door de wens om vooral goed nieuws te brengen.
Beide factoren kunnen ervoor zorgen dat een bestuurder uit verbinding raakt met de realiteit, dat hij/zij daardoor de ‘juiste toon’ verliest, niet kan grootluisteren en zo in een ‘vrije val’ raakt.
Deze ‘vrije val is als een negatieve spiraal. Als bestuurders onvoldoende presteren of aan de maatschappelijke eisen voldoen, bestaat het risico dat de regels waar ze aan moeten voldoen toenemen, waardoor de complexiteit alleen maar verder toeneemt. Daarom is het een belangrijke vraag die we ons als maatschappij moeten stellen: zijn de prestaties van bestuurders en commissarissen het gevolg van bewust gedrag of zijn ze het gevolg van deze complexiteit? En (ook een hele mooie grootluistervraag!): hoe kunnen we als maatschappij de effectiviteit en creativiteit van het gehele systeem verbeteren, en niet allen die van de bestuurder en de commissarissen daarin?”
Wat me aanspreekt in het boek van Marilieke is dat het heel makkelijk en fijn leesbaar is. Aan de hand van een fictieve RvT met diverse (herkenbare) personages neemt ze haar lezers mee in een herkenbaar verhaal. Terwijl de personages zich door allerlei zaken, issues, spanningen en conflicten worstelen, geeft ze in de zijlijn van het boek een duiding waarom leden van RvC’s tegen deze zaken aanlopen. Zoals deze 4 dilemma’s, die ze uitgebreid beschrijft en die ik hieronder kort voor je samenvat:
Marilieke: “Om als individu te bepalen of je bepaalde gedachten, gevoelens, observaties, meningen en zorgen kunt uitspreken of dat je deze juist beter ongezegd laat, maak je continue – en veelal onbewust- een soort van kosten-baten afweging: Wat kost het mij om dit wel of niet te zeggen en wat levert het op?
Vragen die je als lid van een RvC lid door hoofd en lichaam schieten zijn bijvoorbeeld: Hoe ‘heurt’ het eigenlijk in deze RvT? Kunnen we veilig over onze eigen groepsdynamica spreken? Mag ik kritisch spreken over de bestuurder of voorzitter van de RvC? Is er ruimte voor ‘confidential gossip’ en hoe effectief of juist destructief dit vertrouwelijke geroddel eigenlijk? Versterkt en/of ondermijnt deze de onderlinge band? Kijken we als groep voldoende kritisch naar speculaties? Wordt er hoor- en wederhoor toegepast? Is er ruimte voor de mening van vertegenwoordigers uit minderheidsgroepen? Wordt deze gehoord en wordt er gehoor aan gegeven? Mag er tussen de vergaderingen door informeel overlegd worden? Welk (verondersteld) risico levert spreken op? De aannames die we daarbij maken, bepalen in het moment of iets wel of niet wordt gezegd.”
Marilieke: “Bij al onze aannames kunnen twee denkfouten ons parten spelen:
1. De “fundamental attribution bias” – als ons eigen handelen niet tot de gewenste resultaten leidt, wijten we dit aan externe omstandigheden of ‘de ander’, en;
2. de “naive realism bias” – onze overtuiging dat onze waarheid objectief, rationeel en ‘dus waar’ is.
De oplossing hiervoor? “Dat commissarissen continu sámen nadenken over wat ze sámen doen in de context waarin ze opereren en automatisch gedrag proberen te voorkomen. Luisteren naar het ongezegde kan daarbij heel informatief zijn: ‘Listen to silence, it has a lot to say.‘”
Marilieke: in mijn onderzoek kwam ik grofweg uit op vier spreekculturen in de boardroom die samenhangen met de wens een balans te vinden tussen het inhoudelijke conflict dat noodzakelijk is voor betere besluitvorming en het zorgen voor sociale cohesie, zodat er goed wordt samengewerkt:
Marilieke Engbers (1969) heeft meer dan 20 jaar ervaring als adviseur in leiderschap en verandering. In 2019 bracht ze in opdracht van de Autoriteit woningcorporaties het rapport ‘Kracht en tegenkracht’ uit, over hoe commissarissen de risico’s bij langzittende bestuurders monitoren. Op 14 oktober 2020 verdedigde haar dissertatie over “hoe het ongezegde de strategische besluitvorming in RvC’s beïnvloedt” op de Vrije Universiteit in Amsterdam. Klik hier voor een podcast waarin ze over haar boek spreekt of klik hier voor haar website
Ren dan naar je dichtstbijzijnde bieb of boekhandel. Uiteraard kun je het ook voor 24,99 Euro bij bol.com of managementboek.nl bestellen.
Met dank aan mijn vriendin Irene Thuis voor haar aanbeveling